En matière de gestion du temps , les erreurs peuvent rapidement s’avérer coûteuses. En effet, perdre du temps est fortement corrélé à des problèmes de stress, de communication et bien sûr de délais. Pour gérer efficacement votre agenda et optimiser votre organisation personnelle, il faut réaliser une analyse approfondie de vos pratiques en matière de gestion du temps, durant plusieurs semaines, et parfois avec l’aide d’un coach. Toutefois, certaines erreurs courantes de gestion du temps peuvent être identifiées facilement puis réparées rapidement.
La liste suivante contient les erreurs les plus courantes dans la gestion du temps. Passez en revue votre organisation en utilisant cette liste pour vous aider à identifier les domaines qui pourraient être améliorés. Faites les ajustements nécessaires et vous aurez alors beaucoup plus de temps à consacrer à vos activités les plus importantes !
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1. Manque de vision
Pour gérer efficacement votre temps, vous devez avoir une vision claire de vos objectifs. Cette vision guide vos réalisations prioritaires et vos décisions. Beaucoup de personnes tentent en vain d’améliorer leur efficacité, mais sans une vision claire de leurs objectifs, mais ils se dispersent et ont peu de chances d’atteindre le résultat escompté. Avoir une vision claire uniquement au début du processus ne suffit pas. Il faut se concentrer sur le résultat final jusqu’à ce que le but soit atteint. Il peut parfois être nécessaire d’ajuster votre vision, mais vous ne devez jamais la perdre de vue.
2. Apprendre à déléguer
Si quelqu’un d’autre est plus apte à faire le travail, pourquoi ne pas lui confier ? La délégation ou l’externalisation du travail vous permet de vous concentrer sur des activités plus importantes. La majorité des erreurs de gestion du temps se produisent autour de la délégation et de l’externalisation. On trouve ainsi :
- Impossibilité de déléguer son travail
- Manque d’instructions claires lorsque le travail est délégué
- Besoin de tout contrôler. En fournissant l’autonomie nécessaire, la personne qui accomplit la tâche peut prendre des décisions non essentielles qui lui permettent d’avancer dans son travail sans revenir constamment vers vous pour obtenir des autorisations ou prendre des décisions. Chacun sera gagnant en termes de temps !
Si vous souhaitez déléguer efficacement, vous devez communiquer clairement vos instructions, et laisser l’autonomie nécessaire à la personne qui réalise la tâche !
3. Faire l’impasse sur l’évaluation de sa gestion du temps
Un examen régulier de vos pratiques de gestion du temps vous permettra d’identifier les pratiques inefficaces le plus tôt possible. L’évaluation vous aide à rester sur la bonne voie et à maintenir vos niveaux de productivité aussi élevés que possible. Une évaluation hebdomadaire est gage d’une bonne gestion du temps.
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4. Le perfectionnisme
La mauvaise gestion du temps est souvent associée à la paresse. Pourtant, c’est rarement le cas. Beaucoup plus souvent, le problème vient d’attentes trop élevées, c’est-à-dire du perfectionnisme. Comme dit le dicton, « la perfection n’est pas de ce monde ». Il faut comprendre ici que la perfection n’est pas un objectif réalisable, et ce parce qu’elle est propre à chacun d’entre nous. En outre, tenter d’atteindre la perfection s’accompagne toujours d’une augmentation du stress, d’anxiété et de déception. En somme, aucune des qualités attendues chez un bon manager ! Si vous cherchez sans cesse la perfection, vous vous exposez par ailleurs à ne jamais rien faire et/ou être sans cesse dans une position d’attente.
Au lieu de chercher à être parfait, cherchez à faire de votre mieux avec les ressources dont vous disposez à ce moment-là. Cette approche réduira au minimum les erreurs. Lorsque des erreurs se produisent, considérez-les comme une opportunité de vous améliorer.
5. Faire passer l’urgence avant l’importance
Quand les choses semblent urgentes, la plupart du temps vous ne parvenez pas à réaliser une tâche correctement. Des pressions vous sont imposées par le temps ou par d’autres personnes. Lorsque vous êtes guidé par ce sentiment d’urgence, votre temps est contrôlé par les besoins des autres plutôt que par vos propres besoins. Ce n’est pas un moyen efficace de gérer le temps. Lorsque vous faites face à une situation urgente, vous devez en évaluer l’importance en fonction de vos propres objectifs.
L’urgence est parfois utilisée comme une excuse pour ne pas faire quelque chose qui est plus important, mais aussi plus difficile, c’est ce que l’on nomme procrastination. Dans ce cas-là, vous parvenez inconsciemment à vous convaincre que ce qui est peu important doit être fait en priorité, repoussant de fait ce qui est réellement important, mais qui vous pousse hors de votre zone de confort. Pour éviter ce phénomène, gardez vos priorités à l’esprit et avant de commencer toute tâche, demandez-vous « Comment cette tâche sert-elle mes priorités et me rapproche-t-elle de ma vision ? ».
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6. Manque de mise en perspective
La plupart des problèmes que nous rencontrons quotidiennement sont peu importants. Pourtant, quand quelque chose ne va pas, ou que l’on reçoit une remarque désagréable nous avons tendance à amplifier le problème jusqu’à la catastrophe. Ensuite, nous passons beaucoup plus de temps qu’il n’est nécessaire à tenter de résoudre ce problème.
Avant de vous précipiter pour éteindre l’incendie, prenez un moment pour évaluer la véritable importance du problème, puis, en fonction de son importance réelle, déterminez la meilleure façon de le résoudre. Prenez un court moment pour faire cela chaque fois qu’un problème se pose, vous sauverez une quantité infinie de temps et vous vous éviterez beaucoup de stress inutile.
7. Surestimer l’importance d’une tâche
Certaines tâches sont plus importantes que d’autres, mais aucune tâche à elle seule ne représente la totalité de votre travail. Il est important de pouvoir identifier quelles tâches et quelles personnes sont les plus importantes pour votre travail. Ces tâches et ces personnes pourront ensuite recevoir un niveau de priorité plus élevé. Cependant, il est important de se rappeler que vous avez d’autres tâches et d’autres clients qui ont besoin de votre attention.
Surestimer l’importance d’une tâche ou d’un client est une grave erreur en matière de gestion du temps. Vous finissez par leur donner plus de temps que vous le souhaitez, au détriment du reste. L’optimisation de votre efficacité nécessite un travail régulier. Il ne suffit pas de faire des ajustements une seule fois et d’espérer cela fonctionnera pour toujours. Au fur et à mesure que votre vie et votre travail évoluent, vos pratiques changeront et vous devrez effectuer une autre évaluation de votre gestion du temps.
La liste ci-dessus couvre 7 des erreurs de gestion de temps parmi les plus courantes. Prenez le temps de revoir vos pratiques. Demandez-vous, honnêtement, si vous faites une de ces erreurs. Si la réponse est oui, passez en revue votre organisation et mettez en place de nouvelles stratégies qui élimineront ces erreurs. Vous aurez alors plus de temps à consacrer à vos activités les plus importantes, ce qui vous aidera à améliorer vos performances et vos résultats.
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